¿Cómo hacer un buen Onboarding en recursos humanos?

Realizar un buen proceso de Onboarding en recursos humanos es fundamental para que los nuevos empleados se adapten a la organización de manera exitosa. El proceso de Onboarding no se limita a la simple orientación inicial, sino que implica proporcionarles a los nuevos empleados los recursos, las herramientas, los conocimientos y el apoyo necesario para ayudarles a integrarse rápidamente y así poder rendir al máximo en un nuevo entorno laboral. 

Un buen Onboarding contribuye al compromiso, a la productividad y a la permanencia en la empresa. Este proceso implica componentes clave como la planificación y personalización, creando un ambiente acogedor y significativo para los nuevos contratados. Además, el Onboarding tiene un impacto positivo en la cultura organizacional y el desempeño general del negocio, fomentando un sentido de pertenencia y un mayor nivel de satisfacción laboral entre los nuevos empleados.

Para que un proceso de Onboarding sea efectivo, debe estar en línea con la estrategia del negocio.Ya sabemos que los resultados del área de recursos humanos de una empresa deben producir resultados positivos respondiendo a la estrategia de negocios, y para ello, hay que conocer cómo se implementa una estrategia que tenga como base la coherencia empresarial, con el objetivo de que los resultados sean medidos en función de lo que busca el empresario.

Qué debería incluir un correcto proceso de Onboarding

Un proceso de incorporación eficaz es esencial para ayudar a los nuevos empleados a integrarse sin problemas en una empresa. Esto es lo que debería incluir un proceso de Onboarding eficiente:

Planificación detallada: Antes de que llegue el nuevo empleado, crear un plan detallado que incluya actividades específicas, recursos y personas responsables para cada etapa del proceso.

Comunicación clara y anticipada: Enviar comunicación anticipada al empleado informándole sobre su primer día y las siguientes semanas, así como también proporcionar una agenda, ubicación, documentos requeridos y cualquier preparación previa que deba realizar.

Bienvenida amigable y personalizada: Recibir al nuevo empleado con calidez y consideración. Presentarle a los miembros del equipo y ofrecerle un recorrido por las instalaciones, junto con proporcionarle información básica sobre la empresa y su cultura. 

Formación y capacitación: Brindar capacitación completa para garantizar la comprensión de las responsabilidades, los procesos y las herramientas necesarias. Ofrecer sesiones de formación dirigidas, materiales de referencia y acceso a recursos de aprendizaje digitales para fomentar el desarrollo continuo.

Seguimiento y retroalimentación: Monitorear su progreso constantemente durante las primeras etapas de su incorporación. Brindar orientación, responder sus preguntas y ofrecer comentarios útiles para facilitar su aprendizaje y desarrollo.

Pasos para un proceso de Onboarding efectivo

A continuación, te daremos a conocer los pasos para un proceso de onboarding efectivo según la estrategia de beeHR que se divide en tres grandes etapas: la etapa de inducción al cargo, la etapa de asignación de un compañero mentor y la etapa de los encuentros. 

1. Inducción al cargo:

• Enviar información relevante a la persona nueva desde funcionamiento, beneficios, cursos, perfil de cargo, entre otros.
  
  
• La jefatura debe presentar a la persona nueva antes de su llegada, explicar sus funciones y el porqué de su elección. Además, la jefatura es la responsable directa de que se integre de acuerdo a los estándares de la organización.
  
  
• Explicar nuevamente las funciones del cargo al nuevo empleado, es decir, revisar en conjunto el perfil del cargo.
  
  
• Dar a conocer al nuevo empleado los compañeros de área, el organigrama de organización, el lugar de trabajo, otros lugares, el modelo de negocios, la historia de la empresa, los gerentes de primera línea, los líderes, beneficios, políticas, contrato y herramientas de trabajo.
  

2. Compañero mentor:

La jefatura en conjunto con recursos humanos deben escoger a un colaborador que sea quien acompañe los primeros días a la persona nueva que le pueda explicar y enseñar cómo funciona la organización. El objetivo es generar confianza horizontal.

3. Encuentros:

• Mes 1: Primer encuentro virtual/presencial con los nuevos integrantes. Lo realiza el área de recursos humanos que da a conocer el funcionamiento general de la empresa. Esta menciona los beneficios y hace una pequeña encuesta para saber cómo ha sido el mes dando un feedback. El área debe considerar hacer una capacitación específica al cargo dependiendo del rol y sus funciones con un plan de desarrollo.
  
• Mes 2: Se hace un encuentro con la gerencia general para dar la bienvenida y luego se realiza un feedback.
  
• Mes 3: Se hace un taller sobre el sello de la empresa. Además, se realiza una evaluación de jefatura y de colaborador. Ambas instancias tienen por objetivo revisar las percepciones.
  
• Mes 4: Se realiza una evaluación de las competencias y de adaptación del nuevo empleado.
  
• Mes 5: Se realiza una instancia de evaluación a competencias específicas del cargo y de las habilidades. Es un encuentro entre la jefatura y el colaborador.
  
• Mes 6: Se finaliza en un encuentro virtual el proceso de Onboarding, recogiendo lo positivo y lo que queda por mejorar hacia la organización.

Errores que debes evitar en un proceso de Onboarding

Hay una serie de errores comunes que deben evitarse para lograr un Onboarding efectivo, ya que pueden afectar negativamente la experiencia del nuevo empleado. A continuación se presentan algunos de los errores que deben evitarse durante el proceso de Onboarding.

Falta de planificación: La falta de planificación puede resultar en una experiencia desorganizada y confusa para el nuevo empleado. Es por ello que es muy importante tener un plan detallado que incluya todas las actividades y recursos necesarios para una integración exitosa.

Falta de comunicación: La falta de comunicación clara y oportuna puede hacer que el nuevo empleado se sienta desorientado y poco valorado. Por lo tanto, es esencial proporcionar información anticipada sobre el proceso de Onboarding, la agenda del primer día y cualquier otra preparación necesaria.

Falta de personalización: La falta de personalización puede resultar en una experiencia de Onboarding genérica y poco acogedora para el nuevo empleado. Es esencial adaptar el proceso a sus necesidades, expectativas, puesto, habilidades y preferencias. 

Falta de seguimiento y apoyo: La falta de seguimiento y apoyo continuo en las primeras semanas y meses puede hacer que el empleado se sienta desatendido y poco integrado. Por ello, es fundamental brindar orientación, responder preguntas y ofrecer retroalimentación constructiva de manera regular.

Beneficios de un buen proceso de Onboarding 

Un proceso de Onboarding efectivo proporciona ventajas tanto para los trabajadores como para la empresa en general. En primer lugar, una buena integración ofrece a los nuevos empleados una introducción organizada y acogedora a la empresa, lo que les ayuda a adaptarse de forma más rápida a su nuevo entorno laboral. Esto a su vez, ayuda a mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados desde el primer día, lo cual puede tener un impacto positivo en su rendimiento y su permanencia a largo plazo.

Además, un proceso de incorporación efectivo brinda a los nuevos empleados la información y herramientas que necesitan para desempeñarse exitosamente en sus puestos, lo cual puede disminuir el tiempo de adaptación y aumentar su contribución al equipo desde el inicio. Esto no solo beneficia a los individuos, sino que también puede potenciar el rendimiento general de la empresa al asegurar que los nuevos talentos estén preparados para contribuir de manera rápida.

Además, un buen proceso de Onboarding puede contribuir a fortalecer la identidad de la empresa al comunicar los principios, la finalidad y la filosofía de la organización a los nuevos miembros del equipo desde el inicio. Esto promueve un sentimiento de pertenencia y vinculación con la empresa, lo que a su vez puede favorecer la fidelidad y la implicación a largo plazo.

En conclusión, los beneficios de un buen proceso de Onboarding en el área de recursos humanos son numerosos y significativos. Desde adaptar rápidamente a los empleados hasta aumentar la productividad y la retención, el Onboarding efectivo es esencial para el éxito tanto de los individuos como de la organización en su conjunto.

Conoce más sobre cómo hacer un buen proceso de Onboarding, según la metodología de beeHR aquí.